Terminologie archivistique

Un dictionnaire a été mis au point en  2000-2001 par un groupe de travail composé des membres suivants :

  • Elisabeth Rabut, inspectrice générale des archives de France,
  • Rosine Cleyet-Michaud, alors conservatrice générale chargée du service technique de la direction des Archives de France,
  • Philippe Charon, alors directeur des Archives départementales de la Sarthe,
  • Bruno Galland, alors chef de la section ancienne du Centre historique des Archives nationales,

avec la participation, pour la partie Conservation et restauration, de :

  • Bertrand Lavédrine, directeur du CRCDG
  • Hélène Capodano-Cordonnier, chef de l’atelier de restauration des Archives départementales des Alpes-Maritimes.

Petit glossaire

Analyse : Opération qui consiste à présenter sous une forme concise et précise les données caractérisant l’information contenue dans un document ou un ensemble de documents (de la pièce au fonds). Par extension, le résultat de cette opération.

Archives courantes : Documents et dossiers ouverts ou récemment clos gardés dans les bureaux pour le traitement des affaires.

Archives définitives : Documents qui, après évaluation, sont conservés sans limitation de durée.

Archives intermédiaires : Ensemble de documents qui, n’étant plus d’usage courant, doivent être conservés temporairement, pour des besoins administratifs ou juridiques.

Archives orales : Documents constitués de témoignages oraux provoqués ou spontanés, sous forme d’enregistrements ou transcrits.

Archives privées : Documents d’archives, produits ou reçus par des individus, des familles, des associations, des entreprises, des partis politiques, des syndicats etc., et par tout autre institution privée ou organisme non public.

Archives publiques : Documents résultant de l’activité d’organismes de droit public ou désignés comme tels par la législation.

Bordereau de versement
: Relevé détaillé énumérant des documents et des dossiers remis à un service d’archives par un service versant ; le bordereau de ver­se­ment est un instrument de recherche provisoire.

Charte d’archivage : Liste typologique­ et parfois descriptive des dossiers et documents d’un organisme, classés par fonds ou par provenance, donnant pour chacun d’eux les règles à observer pour leur conservation et leur tri.

Classement : Trois définitions :
  • Opération consistant à la mise en ordre intellectuelle et physique des documents d’archives à l’intérieur des dossiers, et des dossiers à l’intérieur d’un fonds, réalisée en application du principe du respect des fonds, ou en cas d’impossibilité d’application de ce principe, selon des critères chronologiques, géographiques, numériques, alphabétiques ou thématiques. Le classement aboutit à la constitution des articles, à leur cotation et à leur rangement sur les rayonnages et conditionne la rédaction de l’instrument de recherche permettant de les retrouver.
  • Opération matérielle de mise en ordre des documents par leur insertion dans le dossier correspondant.
  • Procédure de protection d’un fonds d’archives privées au titre d’une législation spécifique sur les archives ou sur les biens culturels.

Collecte : Action consistant à rechercher et à recueillir des archives auprès de leurs producteurs, selon différentes modalités : versements, dépôts, dons, ou achats.

Communicabilité : Possibilité de communiquer au public un document ou un dossier, selon ce que permettent la législation, la réglementation en vigueur et son état de conservation.

Communication : Ensemble des actions et des moyens mis en œuvre par les services d’archives pour assurer l’accès aux documents, soit sur place, soit à distance.

Conditionnement : Opération consistant à placer des documents d’archives dans des contenants appropriés de façon à assurer leur protection et leur conservation.

Conservation matérielle : Ensemble de techniques, méthodes et procédés destinés à assurer l’intégrité physique des documents.

Conservation préventive : Ensemble des mesures prises par un service d’archives pour assurer la conservation matérielle des documents qui lui sont confiés en vue d’assurer leur sauvegarde.

Cotation : Attribution d’une cote de classement ou d’une cote de rangement à des documents ou à des dossiers.

Elimination : Procédure réglementaire qui consiste à détruire des documents dont la conservation n’est plus justifiée. C’est l’une des trois possibilités du traitement final des documents proposée dans un tableau de gestion.

Fonds d’archives : Ensemble des documents de toute nature qu’une personne, physique ou morale, a produits ou reçus dans l’exercice de ses activités, et constitués de façon organique.

Indexation : Opération destinée à représenter par les éléments d’un langage documentaire ou naturel, des données résultant de l’analyse du contenu d’un document ou du document lui-même.

Instrument de recherche : Outil papier ou informatisé énumérant ou décrivant un ensemble de documents d’archives pour les faire connaître aux lecteurs.

ISAAR(CPF) : Norme internationale sur les notices d’autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles.

ISAD (G)
: Norme générale et internationale de description archivistique qui fournit, dans le cadre du respect des fonds, une structure type de description pour les archives de toute forme, de tout support et de toute époque.

ISAF : Norme internationale donnant des lignes directrices pour la description des fonctions/activités des collectivités associées à la production et à la gestion des archives (ISAF : Norme internationale sur les activités et fonctions des collectivités).

Magasin : Local d’un bâtiment d’archives destiné à la conservation des documents.

Migration : Action de transférer des documents d’un système à un autre en préservant leur authenticité, leur intégrité, leur fiabilité et leur exploitabilité.

Plan de classement : Système qui fixe l’organisation des archives courantes en usage dans les bureaux. C’est aussi l’ordre dans lequel les archives définitives d’un fonds ont été classées et ordonnées dans un service d’archives.

Pré archivage
: Gestion des archives intermédiaires jusqu’à l’expiration de leur délai d’utilité administrative, induisant à terme leur tri, leur élimination ou leur conservation définitive.

Producteur d’archives : Personne physique ou morale, publique ou privée, qui a produit, reçu et conservé des archives dans l’exercice de son activité.

Récolement : Opération consistant à dresser la liste topographique des articles conservés dans un service d’archives ou un fonds. C’est aussi l’opération destinée à vérifier l’intégralité des fonds et collections d’un service d’archives périodiquement ou lors du changement de responsable d’un service d’archives.

Records management : Ensemble des mesures destinées à rationaliser la production, le tri, la conservation et l’utilisation des archives courantes et intermédiaires.

Restauration : Ensemble des techniques employées pour remettre en état, renforcer ou ralentir la dégradation des documents fragilisés ou endommagés.

Service versant : Tout service administratif qui transfère des archives en sa possession dans un service d’archives, qu’il les ait lui-même produites (on parle alors de service producteur) ou qu’il les ait héritées d’un service dont il a ou non repris les attributions.

Tableau de gestion : État des documents produits par un service ou un organisme, reflétant son organisation et servant à gérer ses archives courantes et intermédiaires et à procéder à l’archivage de ses archives historiques. Il fixe pour chaque type de documents les délais d’utilité administrative, les délais de versement (c’est-à-dire de transfert) au service d’archives compétent pour les recevoir, le traitement final et les modalités de tri à lui appliquer.

Tri : Terme générique désignant toute opération consistant à séparer, dans un ensemble de documents, ceux qui doivent être conservés de ceux qui sont destinés à être détruits.

Versement : Opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d’archives passe de l’administration à un service de pré archivage ou à un service d’archives, ou bien d’un service de pré archivage à un service d’archives. Ce terme désigne aussi, par extension, les documents ainsi transférés en une seule fois.